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論壇文章
【特別企劃】資訊科技 締造公文管理新驅力
叡揚因應政府公文電子化推動的各項計畫,特別成立一個公文團隊,將公文製作設計內嵌於Oce Word 的工具列,隨後並開發Web版公文製作,為了加速公文線上簽核推動,改以RIA的技術開發免安裝版本,降低作業系統持續升級的不便性,甚至打造公文系統私有雲,將資訊管理系統中心化,為機關帶來更靈活的運用。同時,也與知識管理系統做整合,讓公文不再只是公文,為企業創造更多價值。

為提升公文辦理效率並積極達到節能減紙的目的,逐步推動各項計畫,自89 年率先推動「公文電子交換推動計畫」加速政府機關公文往返的速度;90 年,再次針對機關線上批核公文,修訂文書處理手冊賦予公文線上簽核之法源依據,並「擴大公文線上簽核」工作計畫;並於93 年起因應電腦使用普及化,政府開始實施公文橫式書寫推動,而這些計畫的推動從政府擴大到民間企業,無不跟著資訊腳步的脈動前進。

 

公文系統

诚信彩票各項計畫與時俱進

叡揚資訊為配合政府公文電子化推動的各項計畫,特別成立公文團隊,從公文紙本簽核管理開始,將公文製作設計內嵌於Oce Word 的工具列,隨後並開發Web 版公文製作,但為加速公文線上簽核推動,調整原安裝版公文製作改以RIA 技術開發免安裝版公文製作,大幅降低使用者電腦作業系統不斷升級所造成的不便性。除了不斷加強使用者在公文系統本身使用的方便性外,因應行政院研究發展考核委員會加速辦理資訊改造,資源整併及資訊服務共享兩大主軸,公文團隊再次為政府機關打造公文系統私有雲,落實資訊系統管理集中化,更達到資訊系統共享縮短公文在跨層級間的辦理時效。

 

注重使用者體驗 

系統設計不再只著重功能的設計與應用,更開始注重使用者體驗(UX)設計,HTML5 技術、響應式網頁設計(Responsive Web Design)逐漸成為網頁開發的主流。檔案管理局近年推動電子公文檔案保存新格式,計畫以HTML取代DI 及PDF 公文範本; 公文系統開啟新的應用模式,透過瀏覽器即可使用的公文製作編輯器,不再是夢想而是現在進行式,需大量安裝的時代已經過去。叡揚資訊在開發新版的公文系統時,特別分析過去使用者覺得操作不便的設計,重新開發出可更符合使用者操作的系統,並維持過去所見即所得的設計,讓使用者能快速的適應新的系統及操作介面,除了滿足使用者功能面的需要,直覺、簡易的操作設計是我們核心的設計理念。

 

好的應用系統須

诚信彩票置的適用性

設計一套使用者覺得好用的跨裝置、跨瀏覽器應用系統,需要倚賴有相當經驗的設計團隊,除了瞭解使用者的操作習慣外,也應針對不同裝置的特性進行設計,像平版電腦與一般桌上型電腦的操作習慣一定有所不同,這也是在做系統設計時需考量的重點之一。另外使用HTML5 技術設計公文製作編輯器時,需特別注意不同的瀏覽器對API 支援的程度,相同的API 在不同的瀏覽器實作結果可能不同,因此開發時一定要仔細的研究與測試,並針對不同結果的瀏覽器進行特別處理與強化,達到系統的一致性與完整性。

 

文系統延伸應用

為機關帶來更靈活的運用

公文系統資訊化後,也逐漸從私有雲服務轉為公有雲服務,為更多中小企業帶來更大的推動力。公文系統除了本質上的技術不斷突破增加公文系統跨區域、跨平台的使用範圍外,公文系統的延伸應用更為機關內部帶來整體的靈活運用,以政府機關而言在推動公文線上簽核系統當下可整合立委質詢案件、院長信箱或人民陳情、會議交辦等各大系統;就金融機構而言因應法務部行政執行署發給之「執行命令」公文,透過電子交換方式以公文系統結合後端帳務系統,加速執行命令法院扣押的自動化與作業連慣性。

 

诚信彩票與知識管理系統整合

成為知識資產

公文系統除了是辦公室自動化重要的一環,大數據時代的來臨,公文系統在各機關部的海量資料更是不容小覷。因此,部分機關更加值整合公文系統與內部知識管理系統,透過有效性的權限控管方式達到公文系統資訊全文檢索與資料運用。當系統資訊化後,公文系統不斷的與時俱進,公文不再只是公文,而是辦公室裡重要的知識資產,能為企業創造更多加值應用,累積機關更堅實的競爭力,我們拭目以待。

↑叡揚公文系統特別針對不同裝置、不同瀏覽器進行設計開發,以求系統的一致性與完整性。