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論壇文章
【人資專區】人事薪資全面 e 化 美國學校成就教育的專業與價值
原本採用美國非營利組織的會計系統的台北美國學校,但因為系統開發商被併購要終止服務,為了不影響學生的學習,需要在半年內找到解決方案並成功上線,由於美國學校的人事組成和法律規定等等相當複雜,選擇國外的系統會有導入時程或是客製化服務的部分無法配合,所以選擇台灣的系統商。美國學校的副校長Mr. Panta 在訪談時表示This is a positive consulting experience. When you said you would deliver the program, you actually delivered more than our goals. One character of TAS consultants that I always look for is “do you care about my school as you do about yourselves ?",
對叡揚資訊Radar 團隊的顧問實力表達一定的肯定。

德國教育家斯普朗格(Edward Spranger)曾說:「只有在愛的溫度裡,教育才能成功,才能真正影響人的內心。當老師與學生相處時,愛的力量會透過互動和情感發出光芒!」古今中外皆對教育賦予極高的期望與評價, 台北美國學校(Taipei American School,TAS)亦是如此。遵循美國的教育理念,不分學生種族、宗教或性別,招收在台外籍學生,即便離美國千哩之遙,TAS 仍秉持初衷延續美國的教育方針與政策。

舊系統終止服務迫在眉睫 尋找新解決方案一波三折

TAS 副總校長Mr. Panta 指出:「TAS原本是採用美國非營利組織的會計系統,但因系統開發商被併購,在2014 年底不支援系統升級和維護服務,整體系統只延長服務到2015 年6 月,為不影響學生的學習,後端的行政團隊必須正常運作,因此行政團隊必須在6 ~ 9 個月之內找到合適的解決方案,並讓系統成功上線。」財務長Cathy 補充:「在決定廠商時花費滿多心力,主要是因為『學校』的人事系統看似簡單,但TAS 的人事組成、合約及法律規定相較於其他教育機構是複雜的。本來行政團隊已經確定導入美國系統商的產品,但除了產品價格與預算不符之外,導入的時程與客製化的服務都無法互相配合。後來才轉而求助台灣的系統商,也曾發生,台灣的資訊廠商聽完我們的系統需求時,就拒絕我們的專案。」

財務、人資管理優化+三大期許目標:诚信彩票、使用者接受度高、系統整合

TAS 系統必須優化財務及人資的行政管理流程,並且要達到三大目標:

首先, 重點在於薪資管理(Payroll),希望整合台灣的薪資計算與美國稅法,以利後續人事、薪資計算作業。再者,因為舊系統已服務超過25年,希望教職員工能儘速熟悉新系統。最後,希望新系統能夠整合各自分散的財務、人資系統

Mr. Panta 笑著說, 當還在舊系統時期,辦公桌上的代辦事項的紙本總是很大疊。現在很多文件、程序都e 化,即便人在美國,也能夠審核人事、薪資、財務等相關事項,對TAS的幫助真的很大。

薪資計算節省20% 的時間

TAS 須遵守台灣、美國兩地的所得稅法,目前TAS 共有近700 位來自不同國家的教職員工,每位老師也有不同的合約,再加上代課、代班老師的薪資、非全職人員也有不同的計算方式,TAS 的財務與人事看似簡單,其實難度很高。

財務長Cathy 指出:「在導入Radar 之前,員工加班、補休、代班人員薪資計算都是手寫的紙本記錄,導致每月薪資計算作業需要花費10個工作天才能完成,而且常發生勞健保費追扣補繳的情形。使用線上作業後,系統依申請人不同身分、國籍、合約等資料,自動計算薪資,不但節省時間,正確率也提高許多,保險費用也能及時申報,少了很多後續紙本流程和人力作業。」
此外,以往財務部門需花費半個工作天,人工發放薪資單,教職員也經常發生沒拿到薪資單、弄丟、或重複申請的狀況,每天的零星申請作業,不僅影響承辦人的工作效率也加重行政管理的成本。

系統整合 完成人資一條龍作業需求

人資主任Carol 開心的說:「原本TAS 的人事系統是員工資料、合約、差勤等不同的小系統組成,而Payroll 又是另一個,系統間的資料無法有效互相溝通,在系統沒有整合的情況下,需要大量的人力作業。雖然當初我們最想改善的是Payroll,但Radar 建置了後端人事資料庫還協助HR 內部系統整合,串接Payroll,還擴大應用到員工的合約、差勤和面試資料管理,這已經符合TAS 對人資系統一條龍作業整合階段的需求!因此我認為Radar帶給TAS 最大的價值是『整合』。」

ePortal 的e 化申請作業 诚信彩票者的接受度

差勤管理、加班、代班申請的e 化以及簡易的人員基本資料與合約資料應該是所有教職員工拍手叫好的事,人資主任Carol 爽朗的說。過去TAS 內部ePortal 的功能類似電子佈告欄,不具HR 相關查詢與申請作業功能。導入Radar 之後,Radar 的ePortal 讓每位TAS的教職員工與主管都可以跨平台於線上申請及審核加班、代班、請補休假等作業,員工個人也可以於線上查詢個人的簡易基本資料與年度合約資料。整合原本屬於不同系統的申請表單,不但節省申請人填寫表單及行政人員整合處理計算的時間,有利行政團隊能更確實、更有效的掌握員工出缺勤。

叡揚用心傾聽 解決問題為目標

Mr. Panta 在訪談的最後說了一段話,This isa positive consulting experience. When you said you would deliver the program, you actually delivered more than our goals. One character of TAS consultants that I always look for is “do you care about my school as you do about yourselves ?"

直接對叡揚資訊Radar 團隊的顧問實力表達肯定,也將叡揚的精神「Quality & value, we'recommited.」發揮到淋漓盡致。


↑後排左二為TAS 財務長Ms. Cathy Hsu、左三為副總校長Mr. Steve Panta、右二為人
資主任Ms. Carol Chen、右一為資訊長Mr. David Sinclair,與專案團隊於學校門口合影。

TAS 高階層主導的導入策略

專案只有 6 個月的工作時程,時間的壓力讓雙方團隊都嚴陣以待,在擔心有多個客製化需求的情況下,TAS 採取高階管理人員參與專案的策略:副校長 Mr. Panta 擔任專案負責人每周定期召開專案會議;財務長 Cathy 為專案經理且參與專案全程訪談及驗證過程;人資主任 Carol 更是親自進行系統測試及資料驗證。此外,因為高階主管的親自參與,接觸到專案核心,所以能將決策時程縮到最短,並能立即提供最準確的建議和資料,對組織而言更能將新專案順利推行到基層員工,也驗證了高階長官的支持與參與,會直接影響專案的落實成效與員工接受的意願。