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【知識協作專欄】完整管理心法讓企業煥然一新 激發執行力的關鍵
策略成敗的關鍵在於組織的執行力,如何將高效執行力融入企業文化,無疑是透過執行工具協助組織改變執行文化,改善員工觀望的工作心態,藉此確保基層員工都能了解自己在組織中的任務及角色,執行工具運作需包含三個階段,分別為規劃分工、執行回報與定期追蹤,三者環環相扣形成一套體系。最後,如果想要維持執行力,必須利用執行工具建立後續追蹤制度,要夠廣迅速抓出落後的工作項;要夠深,及時查看細節,發現問題立即給予幫助。

 

面臨多變的局勢,一年之初各領導人無不積極擬定策略嚴陣以待,而策略成敗的關鍵在於組織的執行力。如何將高效執行力融入企業文化,改變行為成為習慣與風氣呢?
若能透過執行工具協助組織改變執行文化,改善員工觀望的工作心態,藉此確保基層員工都能了解自己在組織中的任務及角色是非常必要的。領導者尤其要特別重視「後續追蹤計劃」,建立起可持久的績效節奏,同時也是確保團隊成員透過彼此之間的鼓勵、友善的提醒,讓每個人都能信守承諾,全力以赴完成被賦予任務及達成的目標。
執行工具運作需包含三個階段,分別為規劃分工、執行回報與定期追蹤,三者環環相扣形成一套體系,分述如下:

階層性規劃分工

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由於員工未參與決策過程難免無法全盤了解策略的目的,因此先將策略粗分為短期與中長期策略。

诚信彩票 因短期策略的執行期間較短或複雜度較低,因此可就策略的分工直接交辦或指派任務,設定完成期限及負責人,主管可一目了然執行進度。

中長期策略分解成一個個單獨又具體的任務,並分階段落實,再層層向下規劃人力,明確指出每個任務的完成期限與負責執行的人,此外,在交付任務的過程中,也必須確保執行者對任務的理解沒有落差,才能形成一套高效有序的當責分工制度。

執行過程務必透明

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策略講求的是大方向的改革,但實際執行時可能會遭遇未評估到的風險,團隊須同步更新進度才能共同應變解決問題,大部份企業慣用email 同步資訊、回報進度、討論待辦事項,但是當email轉寄、回覆多次後,所有的討論內容沒有系統的留在 email,不但難以快速釐清專案狀態,也經常發生同仁臨時收到 mail 時無法立即進入狀況,或在釐清事件時,找不到關鍵內容,導致後續無法究責或跟進。
如果回報進度時也能有組織地紀錄事件發展與決策的過程,不僅能幫助團隊快速了解狀況,也有利下次執行類似任務時能以此為借鏡。

追蹤進度要又深又廣

才能催生執行力

企業常見的做法是定期檢視專案、部門、個人的周報或月報。追蹤進度讓工作能如期如質完成,但專案管理作業是需要額外花人力與時間彙整工作報告,因此要儘量簡化彙整報告的方法和工具,才能把時間留給更重要的事。
提高組織執行力並非一朝一夕,若要氣長則必須利用執行工具建立後續追蹤制度,主管須定期檢視團隊的工作成果,也藉此全盤思考與資源調度。因此檢視進度要兼具廣度與深度。廣度,須結合時間管理概念,才能迅速抓出進度落後的工作項;深度,須能即時查看細節,才能發現問題給予協助。
隨著資訊化浪潮崛起,善用執行工具提高企業執行力,是改變企業體質的最佳捷徑,teamKube 工作管理平台即是以上述執行概念為開發基礎,適用於辦公場域的工作交辦、會議管理、專案規劃、年度計劃追蹤、工作職掌清單及跨部門協同等應用。
teamKube 開發團隊也持續優化使用者體驗,讓工作流程更貼近實務應用,目前已獲台橡公司、寶成工業(股)公司、翔名科技、宏亞食品等大型企業採用,是管理階層不可或缺的管理幫手。